Prosedur Legalisir Fotokopi STNK: Kapan dan Dimana Diperlukan?

Pernahkah kamu berada dalam situasi ingin mengurus sesuatu yang berkaitan dengan kendaraan, tapi dokumen aslinya sedang “sekolah” di leasing atau tersimpan aman di safety box, lalu petugas meminta fotokopi yang sudah dilegalisir? Di saat itulah kita sering kali garuk-garuk kepala dan bertanya: “Memangnya fotokopi biasa nggak cukup? Terus, harus minta stempel ke siapa?”

Melegalisir fotokopi STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) mungkin terdengar seperti urusan birokrasi yang kuno di tengah zaman serba digital. Namun, faktanya, dokumen ini tetap menjadi “senjata” penting untuk membuktikan keabsahan kendaraanmu tanpa harus membawa surat aslinya yang berisiko hilang.

Yuk, kita bahas tuntas prosedur legalisir fotokopi STNK, kapan kamu membutuhkannya, dan di mana tempat mengurusnya dengan gaya santai tapi tetap akurat!

Apa Itu Legalisir STNK?

Secara sederhana, legalisir adalah proses pembubuhan stempel resmi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang pada salinan dokumen (fotokopi). Tujuannya untuk menyatakan bahwa fotokopi tersebut sesuai dengan aslinya.

Dalam dunia otomotif, legalisir STNK membuktikan bahwa kendaraanmu memang terdaftar secara sah di database kepolisian, pajaknya hidup, dan bukan merupakan kendaraan bodong atau hasil kejahatan. Tanpa stempel basah dari instansi terkait, fotokopi STNK hanyalah selembar kertas biasa yang tidak memiliki kekuatan hukum di mata petugas.

Kapan Kamu Membutuhkan Legalisir STNK?

Tidak setiap hari kita butuh dokumen ini, tapi ada beberapa momen krusial yang mewajibkan adanya fotokopi STNK yang dilegalisir:

1). Kendaraan Masih dalam Masa Kredit

Jika BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) aslimu masih ditahan oleh pihak bank atau leasing, biasanya kamu akan dibekali fotokopi BPKB dan STNK. Nah, saat kamu ingin membayar pajak 5 tahunan (ganti plat) atau melakukan mutasi, Samsat akan meminta fotokopi dokumen tersebut yang sudah dilegalisir sebagai jaminan keaslian.

2). Keperluan Pekerjaan atau Operasional Perusahaan

Perusahaan yang memiliki banyak kendaraan operasional biasanya menyimpan STNK asli di kantor pusat untuk keamanan. Sopir atau kurir yang membawa kendaraan tersebut cukup membawa fotokopi STNK yang sudah dilegalisir. Jika ada razia di jalan, dokumen ini dianggap sah sebagai pengganti sementara aslinya (meskipun membawa asli tetap paling disarankan).

3). Mengurus Asuransi Kendaraan

Saat kamu ingin mengajukan klaim asuransi akibat kecelakaan atau kehilangan, pihak asuransi sering kali meminta fotokopi STNK yang dilegalisir oleh Samsat sebagai bukti pendukung bahwa unit tersebut memang unit yang dijaminkan.

4). Pengambilan Kendaraan yang Disita

Jika (amit-amit) kendaraanmu terjaring razia dan ditahan sebagai barang bukti karena pelanggaran lalu lintas atau pajak mati, salah satu syarat untuk mengambilnya kembali adalah menunjukkan identitas kepemilikan. Jika STNK asli ikut tertahan atau hilang, fotokopi legalisir adalah solusinya.

Di Mana Tempat Melegalisir STNK?

Ini adalah poin yang paling sering membingungkan. Jawabannya adalah: Samsat Induk di mana kendaraan tersebut terdaftar.

Kamu tidak bisa melegalisir STNK di kantor kelurahan, kecamatan, apalagi di tukang fotokopi. Legalisir STNK wajib dilakukan di bagian Regident (Registrasi dan Identifikasi) di kantor Samsat Induk.

Kenapa? Karena hanya petugas kepolisian di bagian itulah yang memiliki akses ke database untuk mencocokkan apakah data di kertas fotokopi tersebut sama dengan data riil di sistem komputer Polri.

Prosedur Step-by-Step

Mengurus legalisir sebenarnya sangat cepat kalau kamu sudah tahu alurnya. Berikut langkah-langkahnya:

1). Siapkan Berkas

Bawa STNK asli dan BPKB asli (atau surat keterangan dari leasing jika BPKB ditahan). Jangan lupa bawa fotokopinya dalam jumlah yang kamu butuhkan (biasanya 3-5 lembar).

2). Cek Fisik (Opsional tapi Sering Diminta)

Untuk keperluan tertentu (seperti pajak 5 tahunan atau mutasi), petugas mungkin akan memintamu melakukan cek fisik kendaraan terlebih dahulu untuk memastikan nomor rangka dan mesin cocok dengan data STNK yang akan dilegalisir.

3). Datangi Loket Pengesahan/Regident

Langsung menuju loket pengesahan STNK. Serahkan dokumen asli dan fotokopinya kepada petugas. Petugas akan memverifikasi masa berlaku pajak dan keaslian dokumen tersebut.

4). Pembubuhan Stempel dan Tanda Tangan

Jika data dinyatakan klop, petugas akan membubuhkan stempel basah dan tanda tangan pejabat berwenang di atas lembaran fotokopi tersebut.

5). Bayar Biaya Administrasi

Berapa biayanya? Secara aturan resmi di beberapa daerah, legalisir STNK untuk keperluan dinas atau administratif sering kali gratis (atau hanya biaya administrasi kecil sesuai perda setempat). Namun, pastikan kamu bertanya dengan sopan kepada petugas di loket.

Legalisir fotokopi STNK adalah prosedur penting yang menjembatani kebutuhan administrasi dengan keamanan dokumen asli. Meskipun terlihat sepele, memiliki salinan yang sudah dilegalisir bisa menyelamatkanmu dari berbagai kesulitan birokrasi, terutama jika kendaraanmu masih dalam status kredit atau digunakan untuk keperluan operasional.