Syarat Perpanjangan STNK Tahunan Atas Nama Perusahaan/Badan Hukum

Mengurus kendaraan kantor sering kali dianggap sebagai beban administratif yang membosankan. Kalau motor atau mobil pribadi saja kadang bikin malas, apalagi kendaraan yang surat-suratnya atas nama PT, CV, atau Yayasan. Bayangan tumpukan map, surat kuasa bermaterai, dan birokrasi yang kaku biasanya langsung muncul di kepala.

Tapi tenang, sebenarnya mengurus pajak tahunan kendaraan perusahaan itu tidak sehoror yang dibayangkan, kok. Kuncinya cuma satu: kelengkapan dokumen. Berbeda dengan kendaraan pribadi yang syaratnya cukup KTP asli, kendaraan atas nama badan hukum memang butuh beberapa “pernak-pernik” tambahan sebagai bukti legalitas perusahaan tersebut.

Kalau kamu ditunjuk sebagai “eksekutor” untuk urusan ini, yuk simak panduannya supaya kamu bisa menyelesaikannya dengan cepat dan kembali ke kantor dengan status pahlawan administrasi.

Dokumen Inti: Identitas Perusahaan adalah Kuncinya

Kalau pada kendaraan perorangan kita butuh KTP, maka pada kendaraan perusahaan, “KTP”-nya adalah dokumen legalitas badan hukum tersebut. Syarat utama yang harus kamu siapkan adalah fotokopi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) atau NIB (Nomor Induk Berusaha) yang masih berlaku.

Dokumen ini membuktikan bahwa perusahaan tersebut memang eksis dan terdaftar secara legal di mata negara. Selain itu, sertakan juga fotokopi NPWP Perusahaan dan TDP (Tanda Daftar Perusahaan) jika masih menggunakan format lama.

Jangan lupa juga membawa fotokopi Domisili Perusahaan. Mengapa ini penting? Karena SAMSAT perlu memastikan bahwa alamat perusahaan sesuai dengan data yang terdaftar di STNK. Pastikan semua dokumen ini sudah difotokopi dengan rapi dan dimasukkan ke dalam satu map.

Meskipun beberapa gerai SAMSAT modern mulai memangkas birokrasi, membawa dokumen lengkap dalam bentuk fisik tetaplah langkah paling aman daripada harus mondar-mandir cari tempat fotokopi di sekitar lokasi.

Surat Kuasa: Surat Sakti buat si Pengurus

Ini adalah bagian yang paling membedakan antara urusan pribadi dan perusahaan. Karena PT atau CV tidak bisa jalan sendiri ke kantor SAMSAT, maka harus ada orang yang mewakilinya. Di sinilah Surat Kuasa menjadi sangat krusial.

Surat ini harus dibuat di atas kop surat resmi perusahaan, ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang (biasanya Direktur), dan dibubuhi stempel perusahaan. Satu hal yang tidak boleh terlewat: Materai 10.000. Tanpa materai, surat kuasa kamu cuma dianggap selembar kertas biasa yang tidak punya kekuatan hukum di loket SAMSAT.

Selain surat kuasa, si pengurus (kamu atau rekan kerja yang ditunjuk) juga wajib membawa KTP asli pengurus beserta fotokopinya. Petugas akan mencocokkan identitasmu dengan nama yang tertulis di surat kuasa tersebut. Jadi, jangan sampai salah tulis nama atau NIK di draf surat kuasanya, ya!

Dokumen Kendaraan yang Tetap Wajib Ada

Setelah urusan legalitas perusahaan beres, jangan lupakan “aktor utamanya”, yaitu dokumen kendaraan itu sendiri. Sama seperti pajak tahunan biasa, kamu wajib membawa STNK asli dan fotokopinya. Pastikan lembaran pajaknya tidak hilang atau terselip di tempat lain. Selain itu, bawalah BPKB asli dan fotokopinya.

Sering ada pertanyaan, “Kalau BPKB-nya masih di leasing atau jadi jaminan bank bagaimana?” Tenang, kamu tetap bisa memperpanjang STNK. Syaratnya, kamu harus meminta Surat Keterangan dari pihak Leasing/Bank yang menyatakan bahwa BPKB tersebut sedang dalam agunan, lengkap dengan fotokopi BPKB yang sudah dilegalisir oleh mereka.

Tanpa surat keterangan atau BPKB asli, petugas loket biasanya akan dengan sopan menolak permohonanmu. Jadi, pastikan koordinasi dengan bagian keuangan kantor sudah beres sebelum kamu berangkat.

Strategi “Sat-Set” Biar Cepat Beres

Mengurus pajak perusahaan sebenarnya bisa sangat cepat kalau kamu tahu triknya. Sangat disarankan untuk datang ke SAMSAT Drive Thru atau Gerai SAMSAT di jam-pagi. Untuk kendaraan perusahaan, biasanya ada loket khusus atau prosedur verifikasi dokumen di awal yang sedikit berbeda.

Dengan datang lebih pagi, kamu punya waktu lebih jika ternyata ada stempel yang kurang terang atau tanda tangan yang dianggap meragukan oleh petugas. Selain itu, pastikan juga kamu mengecek status kendaraan tersebut secara online terlebih dahulu.

Pastikan tidak ada blokir karena tilang elektronik (ETLE) yang dilakukan oleh karyawan yang memakai kendaraan tersebut. Jangan sampai kamu sudah bawa map tebal dan surat kuasa bertanda tangan Direktur, tapi ternyata prosesnya terhambat karena ada denda tilang yang belum dibayar di jalan tol bulan lalu.

Malu kan kalau harus lapor ke bos kalau urusannya mandek gara-gara tilang? Intinya, perpanjangan STNK atas nama badan hukum itu hanya butuh ketelitian lebih dalam menyiapkan dokumen legalitas perusahaan dan surat kuasa.

Begitu semua dokumen tersebut rapi di dalam map, prosesnya di loket SAMSAT biasanya tidak memakan waktu lebih dari 15-20 menit. Jadi, siapkan dokumennya sekarang, minta tanda tangan bos, dan selesaikan kewajiban kendaraan kantor dengan tenang!